Wat als een grote zakelijke klant niet betaalt?

Een grote zakelijke klant binnenhalen voelt als een overwinning. De omzet groeit, de orderportefeuille raakt gevuld en misschien moet je zelfs extra personeel aannemen om aan de vraag te voldoen.

Maar met die groei ontstaat tegelijkertijd een risico dat gemakkelijk wordt onderschat: hoe belangrijker één klant voor je onderneming wordt, hoe groter de financiële gevolgen zijn wanneer die klant plotseling niet meer betaalt.

Zolang de facturen volgens afspraak worden voldaan, lijkt er weinig aan de hand. Maar wat gebeurt er als juist je grootste opdrachtgever in financiële problemen komt?

Een grote klant kan ook een groot financieel risico zijn

Bedrijven kijken vaak naar klantconcentratie vanuit commercieel perspectief. Een grote opdrachtgever biedt continuïteit, schaalvoordelen en lagere acquisitiekosten.

Financieel gezien heeft die afhankelijkheid ook een keerzijde.

Stel dat één klant verantwoordelijk is voor 25% van je jaaromzet. Dat betekent niet automatisch dat je ook 25% van je omzet kunt verliezen wanneer die klant failliet gaat. Het directe risico wordt vooral bepaald door het bedrag dat op dat moment nog onbetaald bij die klant uitstaat.

Bij een betalingstermijn van 60 dagen kan dat snel oplopen.

Een klant die jaarlijks €600.000 omzet vertegenwoordigt, koopt gemiddeld voor €50.000 per maand. Bij twee maanden betalingstermijn kan structureel ongeveer €100.000 openstaan.

Wanneer die klant vervolgens failliet gaat, kan dat bedrag ineens veranderen van een normale handelsvordering in een forse verliespost.

Omzet op papier is nog geen cash

Een verzonden factuur telt mee als omzet, maar het geld staat pas daadwerkelijk ter beschikking wanneer de klant heeft betaald.

Tot die tijd financier je als leverancier feitelijk een deel van de activiteiten van je klant.

Ondertussen heb je zelf waarschijnlijk al kosten gemaakt:

goederen zijn ingekocht;
personeel is betaald;
transport heeft plaatsgevonden;
machines zijn gebruikt;
onderaannemers hebben gefactureerd;
belastingen en andere vaste lasten lopen door.

Wanneer de klant niet betaalt, verlies je dus niet alleen de verwachte marge. Ook de kosten die aan de levering voorafgingen zijn al gemaakt.

Dat is precies waarom een grote debiteurenschade harder kan aankomen dan het factuurbedrag op het eerste gezicht doet vermoeden.

Een onbetaalde factuur moet met nieuwe winst worden terugverdiend

Een eenvoudige berekening maakt de impact duidelijk.

Stel dat je onderneming gemiddeld een nettomarge van 10% behaalt en een klant een openstaande vordering van €40.000 niet meer kan betalen.

Om dat verlies met normale bedrijfsactiviteiten terug te verdienen, is theoretisch:

€400.000 aan extra omzet nodig.

Bij een nettomarge van 5% loopt de benodigde herstelomzet op tot:

€800.000.

En wanneer €100.000 moet worden afgeboekt bij een marge van 5%, zou zelfs €2 miljoen aan nieuwe omzet nodig zijn om hetzelfde bedrag aan nettowinst terug te verdienen.

Een enkele wanbetaler kan daardoor maanden of zelfs jaren aan winst tenietdoen.

Kijk daarom naar klantconcentratie én openstaande bedragen

Een grote klant hoeft helemaal geen probleem te zijn. Het risico ontstaat wanneer de onderneming te afhankelijk wordt van één afnemer én grote bedragen onbetaald blijven uitstaan.

Kijk daarom regelmatig naar twee cijfers:

1. Welk percentage van mijn omzet komt van mijn grootste klanten?

en:

2. Hoeveel staat er maximaal bij iedere klant open?

Dat zijn verschillende risico’s.

Een klant kan 20% van je omzet vertegenwoordigen maar altijd binnen veertien dagen betalen. Een andere klant vertegenwoordigt misschien slechts 10% van je omzet maar krijgt een betalingstermijn van 90 dagen.

De tweede klant kan daardoor op enig moment een groter openstaand financieel belang vertegenwoordigen.

Een overzicht van je tien grootste debiteuren vertelt daarom vaak meer dan alleen je totale debiteurensaldo.

Stel vooraf vast hoeveel je maximaal wilt uitlenen

Wie op rekening levert, verstrekt in feite leverancierskrediet.

Toch bepalen veel bedrijven vooraf wel hoeveel korting een klant krijgt, maar niet hoeveel geld maximaal onbetaald bij diezelfde klant mag staan.

Een interne kredietlimiet kan daarbij helpen.

Zo’n limiet is het maximale openstaande bedrag dat je bereid bent te accepteren voordat aanvullende leveringen worden beperkt of extra zekerheid wordt gevraagd.

Bij het bepalen ervan kun je onder andere kijken naar:

financiële positie van de klant;
eigen betaalervaring;
jaaromzet en omvang van de onderneming;
gemiddelde orderwaarde;
betalingstermijn;
actuele ontwikkelingen in de sector;
je eigen financiële draagkracht.

Een kredietlimiet hoeft bovendien niet jarenlang hetzelfde te blijven.

Een klant die groeit, kan meer kredietruimte nodig hebben. Een klant waarvan het betaalgedrag verslechtert, kan juist aanleiding geven om de limiet te verlagen.

Laat omzetgroei niet automatisch leiden tot meer risico

Juist succesvolle klantrelaties kunnen ongemerkt tot te grote exposure leiden.

Stel dat een klant aanvankelijk voor €10.000 per maand bestelt. Twee jaar later is dat gegroeid naar €60.000 per maand.

De relatie voelt inmiddels betrouwbaar. Je kent de mensen, facturen zijn altijd betaald en de klant wil verder groeien.

Toch is het verstandig opnieuw naar de financiële grens te kijken.

Bij 60 dagen betalingstermijn kan inmiddels ongeveer €120.000 openstaan. Misschien was je onderneming bereid om €20.000 risico bij deze klant te lopen, maar nooit bewust €120.000.

Commerciële groei heeft het kredietrisico dan ongemerkt verzesvoudigd.

Daarom is het verstandig kredietlimieten periodiek opnieuw te beoordelen.

Herken signalen voordat een betaling definitief uitblijft

Een faillissement lijkt soms plotseling te komen, maar financiële problemen worden vaak eerder zichtbaar in gedrag.

Let bijvoorbeeld op:

facturen worden steeds later betaald;
herinneringen zijn vaker nodig;
de klant vraagt om langere betalingstermijnen;
betalingsregelingen worden voorgesteld;
oude facturen blijven open terwijl nieuwe orders worden geplaatst;
facturen worden vaker of zonder duidelijke reden betwist;
grote bestellingen volgen plotseling kort achter elkaar.

Eén signaal hoeft niets te betekenen.

Een klant kan door een administratieve fout een week te laat betalen. Maar wanneer meerdere signalen tegelijk optreden of het gedrag structureel verandert, is het verstandig opnieuw te beoordelen hoeveel krediet je nog wilt verstrekken.

Wat kun je doen als het risico te groot wordt?

Minder krediet verstrekken betekent niet automatisch dat je afscheid moet nemen van de klant.

Er zijn verschillende manieren om de exposure te beperken.

Je kunt bijvoorbeeld:

een lager maximaal openstaand bedrag afspreken;
een deel vooruit laten betalen;
kortere betalingstermijnen hanteren;
nieuwe leveringen pas uitvoeren nadat oudere facturen zijn betaald;
aanvullende zekerheden vragen;
orders in kleinere fasen factureren;
de klant intensiever monitoren.

Welke oplossing passend is, hangt af van de commerciële relatie en de omvang van het risico.

De kern is vooral dat de onderneming bewust bepaalt hoeveel financieel belang zij bij één klant wil laten ontstaan.

Kredietverzekering als extra beschermingslaag

Bedrijven die structureel grote bedragen op rekening leveren, kunnen een deel van het risico overdragen aan een kredietverzekeraar.

Bij een kredietverzekering worden klanten beoordeeld en kan per debiteur worden bepaald tot welk bedrag dekking mogelijk is. Zo’n kredietlimiet binnen een kredietverzekering geeft aan welk bedrag op een specifieke klant binnen de polis kan zijn verzekerd.

Dat kan vooral relevant zijn wanneer enkele grote opdrachtgevers een belangrijk deel van de omzet vertegenwoordigen.

Stel dat structureel €150.000 bij een belangrijke klant openstaat. Dan is niet alleen de premie van een polis interessant. Minstens zo belangrijk is de vraag of de verzekeraar ook daadwerkelijk een kredietlimiet kan bieden die aansluit op die €150.000.

Een goedkope verzekering met slechts €40.000 dekking op je belangrijkste klant kan in de praktijk minder waardevol zijn dan een iets duurdere oplossing die veel beter aansluit op het werkelijke risico.

Kredietverzekering vervangt goed debiteurenbeheer niet

Een verzekering betekent niet dat je onbeperkt op rekening kunt blijven leveren.

De onderneming blijft zelf verantwoordelijk voor goed kredietmanagement en het naleven van de polisvoorwaarden.

Denk aan:

openstaande posten volgen;
afgesproken betalingstermijnen bewaken;
betalingsachterstanden tijdig melden;
kredietlimieten respecteren;
signalen van financiële problemen serieus nemen;
de juiste procedures volgen wanneer een klant niet betaalt.

Kredietverzekering werkt daarom het beste als onderdeel van een breder debiteurenbeleid.

Wanneer is verzekeren het overwegen waard?

Niet iedere onderneming hoeft het risico van wanbetaling te verzekeren.

Een bedrijf met honderden kleine klanten, korte betalingstermijnen en ruime financiële buffers kan besluiten een groot deel van het risico zelf te dragen.

De afweging verandert wanneer:

regelmatig grote bedragen per klant openstaan;
enkele klanten een groot deel van de omzet vertegenwoordigen;
één grote afboeking de liquiditeit merkbaar zou raken;
veel op rekening wordt geleverd;
buitenlandse klanten moeilijker zelf te beoordelen zijn;
de onderneming snel groeit.

Een praktische vraag is:

Wat gebeurt er met mijn bedrijf als mijn grootste openstaande vordering morgen volledig moet worden afgeboekt?

Kan de onderneming dat zonder problemen opvangen, dan is de noodzaak kleiner.

Moet je daarvoor investeringen uitstellen, extra financiering regelen of ontstaat er direct druk op salarissen en leveranciersbetalingen? Dan verdient het risico serieus aandacht.

Wat kost bescherming tegen wanbetaling?

Bij de keuze voor een verzekering is de premie uiteraard relevant, maar alleen naar de prijs kijken geeft een onvolledig beeld.

De kosten van een kredietverzekering hangen onder andere samen met de omzet, klantenportefeuille, branche, landen waarin wordt geleverd, betalingstermijnen, gewenste dekking en schadehistorie.

Daarnaast zijn ook deze onderdelen belangrijk:

kredietlimieten op grote klanten;
eigen risico;
dekkingspercentage;
maximale schadevergoeding;
voorwaarden bij betalingsachterstand;
administratieve verplichtingen.

Vergelijk daarom altijd de kosten met het risico dat daadwerkelijk wordt overgedragen.

En wat als de klant nu al niet betaalt?

Wanneer een factuur de vervaldatum passeert, is snel handelen belangrijk.

Neem eerst contact op met de klant. Er kan sprake zijn van een administratieve fout of een tijdelijk probleem.

Leg betalingsafspraken schriftelijk vast en blijf ondertussen goed volgen hoe het totale openstaande bedrag zich ontwikkelt.

Bij serieuze achterstanden is het vaak onverstandig om automatisch nieuwe leveringen op rekening te blijven uitvoeren. Iedere extra levering vergroot immers het bedrag dat mogelijk verloren gaat.

Heb je een kredietverzekering? Controleer dan tijdig welke meldings- en incassotermijnen in de polis gelden. Te laat handelen kan gevolgen hebben voor de dekking.

Een bestaande problematische vordering kan bovendien niet simpelweg achteraf worden verzekerd omdat inmiddels duidelijk is geworden dat de klant waarschijnlijk niet betaalt.